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WEB理事会の導入について

2021年02月17日

 WEB理事会を導入するには管理規約を改正することが望ましいです。しかし、コロナ禍における緊急事態宣言下においては非常時であるがゆえに、管理規約を改正せずともWEB会議も導入できるとの考えが主流です。マンション管理センターでは、以下のQ&Aをもって、その考え方を示しています。

1.Q&A

 当管理組合の管理規約では、ITを活用した理事会開催を認める規定がありませんが、現下の状況では参集して理事会を開催することが困難であることから、ITを活用した理事会の開催を検討しています。事態収束後には総会を開催し、管理規約に当該規定を設けることについて追認を得ようと考えていますが、そのような方法が可能でしょうか。

【回答】

 一般的には、理事会の運営等については、管理規約の定めによるほか、別に細則を定めることができることとされており(標準管理規約第70条)、あらかじめ管理規約や細則で定めることにより、理事会についてWEB会議システムや電子メール等を用いて開催することは可能です。

 しかしながら、管理規約や細則に理事会の運営等に係る特段の定めがない場合であっても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、新型コロナウイルス感染症への対応が求められる当面の間においてやむを得ず管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者からの理解や了承が得られれば、そのような対応がなされても不適切ではないと考えられます。

 いずれにしても、WEB会議システムや電子メール等を用いた理事会を開催する場合、これらを用いることができない理事に対して理事会の議事について質問の機会の確保、書面等による意見の提出や議決権行使を認めるなどの配慮や、通常の理事会と同様、管理規約や細則に則り理事会議事録を作成することが必要となる点などについてご留意ください。

2.ポイント

 ポイントは、全理事に意見表明や賛否の機会を公平に与えることです。

 ① Web理事会の形態リアル会議とWEB会議の併用型  

  理事会への参加方法を2つ設けます。1つはPCやスマホを利用するWEB会  議、もう1つは従来のリアル会議です。どちらの会議においても参加理事は、出席扱いとなり、当然に議決権も行使できます。

② Web限定会議(リアル会議なし)

Webに参加できない理事の事前承諾と議案に対する意見や賛否の機会を確保する必要があります。(例:事前に議決権行使書を提出する、または会議後に書面にて意見や賛否をとる)。

4.平常時のWeb理事会について

 新型コロナ感染拡大に伴う緊急事態宣言や自主要請が解消したあと、引き続きWeb理事会を継続する場合には、管理規約を改正することが望ましいでしょう。


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