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役員のなり手不足対処法

区分所有者の高齢化や住戸の賃貸化・空住戸が進展し、役員のなり手不足が深刻な問題となっています。
また、役員の選出を順番に決める輪番制では、役員就任を拒んだり、病気等で職務遂行が困難な方が現れるなど、輪番制そのものが機能しなくなっています。

こうした問題を抱える管理組合では、いかにして役員のなり手不足を解消し、良好な管理の継続を図っていけばよろしいのでしょうか。対処方法としては下記の3つが考えられます。
対処方法 具体的な内容 懸念事項
輪番制の是正、 限界克服 立候補・推薦制の導入
役員報酬の支給
役員辞退者からの協力金徴収
立候補者、推薦者がいない
管理費の上昇
区分所有者の合意形成
第三者管理者の設置 理事会方式から第三者管理者方式への移行(下記参照) 適当な管理者を得られるか
新たな費用負担が伴うのではないか
区分所有者の管理への無関心を助長するのではないか
役員資格の範囲拡大 組合員以外の居住者にも役員資格を認める 管理規約の改正が必要

第三者管理者方式と費用負担の問題

マンション管理の専門家であるマンション管理士が理事長の担う管理者業務を担当し、役員のなり手不足に伴う役員不足を補うほか、理事会負担業務の軽減を図る方式です。

この方式のメリットとして理事長ないし理事が担ってきた労務が軽減されるほか、理事会の開催回数を半減できる可能性があります。ただし、当方式の導入にあたっては、実務的に費用の面が最大の課題となるでしょう。

ただ、1つには、既述したように理事ないし理事長の労務が軽減されること、2つ目には、これまで管理会社に委託していた業務の一部(理事会・総会運営支援業務等)をマンション管理士に委託することによって、実質的な費用負担を抑えることができるため、この面の課題は相当程度解決できるものと思われます。第三者管理者の担当する業務は次のとおりです。

第三者管理者と管理会社との業務区分

第三者管理者業務(マンション管理士) 管理会社の業務
共用部分の保存、集会決議の執行、規約で定めた行為の実行 事務管理業務の基幹事務のみ(出納、会計、維持管理)
理事会・総会の運営業務 管理員業務
各種点検・検査等の基づく助言の業務 清掃業務
管理会社の基幹事務以外の事務管理業務 建物・設備管理業務

第三者管理者と理事会との関係

管理業務の主要な部分(会計事務、長期修繕計画の作成・見直し、及び管理員業務等の補助行業務)は、管理会社に委託するところ、第三者管理者は専門家として管理組合の側から管理会社の行う委託業務についてモニタリングし、他方、管理組合からの第三者管理者に対する委託業務に関しては、理事会によってチェックされます。

管理者は区分所有法上、「規約で定めた行為をする権利を有し、義務を負う」と定めているところ、実際には第三者管理者をして、理事会及び総会において適正・適切な規約の設定等がなされているか否かが点検され、他方で第三者管理者の「規約で定められた行為をする権利・義務」の行使・履行は、理事会の判断ないし決議に基づいて執行されるという構造になります。下図はイメージを示したものです。  

第三者管理者方式を導入した際の管理規約改正案

以下に現行のマンション標準管理規約と対応させた形で第三者管理方式を採用する場合の規約改正案を掲げます。  

当事務所のサービス内容

 

当事務所のサービス内容は以下の通りです。導入に当たっては、管理規約の改正が必要になります。                                                     
  1. 共用部分の保存、集会決議の執行、規約で定めた行為の実行
  2. 理事会・総会の運営業務
  3. 各種点検・検査等に基づく助言の業務
  4. 各種検査等の報告・届け出の業務
  5. 図書等の保管の業務
  6. 管理会社の基幹事務以外の事務管理業務

 

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