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標準管理委託契約の内容

管理組合業務と運営資金との関係
管理組合が管理業者へ管理サービスを委託する場合、一般的に管理委託契約を締結します。しかし、過去において契約の内容に混乱があったため、平成15年に国土交通省から各団体に対して標準モデルが示されました。それが標準管理委託契約です。

標準管理委託契約の中では、まず4つの管理業務が示されています。1つは事務管理業務、2つめは管理員業務、3つめは清掃業務、4つめは建物・設備管理業務です。さらに事務管理業務は、基幹事務と基幹事務以外の管理業務に分かれます。 基幹事務は、会計、出納、マンション資産の維持管理の3つに分かれ、これらは組合にとって最も重要な業務になります。このため、管理業者が基幹事務を第三者に再委託することは法で禁じられています。基幹事務以外の事務管理業務には、理事会支援や総会支援などがあります。
管理組合業務と運営資金との関係

管理会社変更の是非

多くの管理会社は、国交省の定めた「標準管理委託契約書」に準拠した契約書を使用しています。しかし、契約書に記載されている「業務仕様書」は、アバウトな面が多く、管理会社の判断でいくらでも管理品質をコントロールできるようになっています。したがって、管理会社から常に一定レベルのサービスを受けるには、サービス内容の詳細を示す業務仕様書をしっかり作りこむほか、管理委託費が業務仕様書に見合った金額かどうかを検証するため、他の管理会社や専門会社から見積書を入手し、比較検討する必要があります。

また契約後は管理委託契約に従い、適正かつ確実なサービスが提供されているか、サービスの安定的、継続的な提供が可能な状態にあるかなどの監視に加え、現場確認、管理運営状況の評価を行い、必要に応じ改善に向けた協議を行います。協議の結果、管理の継続が適当でないと判断したときは管理会社変更を検討せざるをえないでしょう。
管理組合業務と運営資金との関係

管理委託契約を見直す場合の2つの方向

  1. 現在の管理サービスの品質を変えずに管理委託費を削減する方向→「管理組合財政の安定化支援」をご参照ください。
    1. 管理会社の変更が目的ではない。
    2. 管理サービスの品質低下を防ぐ。
  2. 現在の管理委託費を変えずに管理サービスの品質を高める方向→以下をご参照ください。
    1. 管理会社の変更が目的ではない。
    2. 管理委託費の急激なコストアップを防ぐ。

管理委託費を変えずに管理サービスの品質を高めるフロー

管理委託費を変えずに管理サービスの品質を高めるフロー

修正管理委託契約書の見える化

事例1

  標準管理委託契約(仕様書) 修正管理委託契約書(仕様書)
滞納金の督促 一 毎月、甲(管理組合)の組合員の滞納状況を甲に報告する。
二 甲の組合員が管理費等を滞納したときは、最初の支払期限から起算して〇月の間、電話もしくは自宅訪問または督促の方法により、その支払いの督促を行う。
一 毎月、甲(管理組合)の組合員の滞納状況を甲に報告する。
二 管理会社による支払期限後の督促要領は、原則として次のとおりとする。
(1)振替不能・・・・銀行から報告書受領後、電話により振替、不能者に支払依頼を行う。
(2)納期20日後・・電話督促及び封書による納入督促を行う。
(3)納期40日後・・訪問督促(法的措置の予告を含む)
(4)納期60日後・・配達証明付内容証明郵便を送付
(5)納期80日後・・駐車場使用契約の解除
(6)納期90日後・・支払督促送付
(7)納期120日後・通常訴訟

事例2

  標準管理委託契約(仕様書) 修正管理委託契約書(仕様書)
  記載なし (モニタリングの実施)
第〇条 甲(管理組合)は、乙(管理会社)が行う管理業務が契約書及び業務仕様管理の基準に適合しているかどうかを確認し、本マンションの安定的、継続的な管理運営を確保するために、管理業務の実施状況の調査(以下「モニタリング」という。)を実施するものとする。
2 乙が行うモニタリングの内容は、甲が別に定めるものとする。
3 乙は、モニタリングの実施に係る費用を負担する。

当事務所のサービス内容

 

                                                    
  1. 建物・設備の状況把握及び必要書類の閲覧
    • マンションの現状調査
    • 管理委託契約書、管理規約、各種契約書などで管理仕様を確認
  2. 見積選定管理会社のリストアップ
    • 見積選定会社の数、会社名等
  3. 見積もり比較表の作成
    • 共通仕様書の作成と各種書類の添付
    • 管理会社による現地調査対応、質疑回答書の作成
    • 見積額一覧表を作成し、理事会へ提出
    • ヒアリング会社のしぼり込み(普通は3~4社)
  4. ヒアリング(プレゼンテーション)の実施
    • 見積一覧表による1次選考の後、絞り込んだ業者のヒアリング実施
  5. 理事会で最終会社決定後、臨時総会を開催
    • 議案の作成
    • 新管理会社との管理委託契約締結
    • 総会前にマンション管理適正化法に基づく「重要事項説明会」を開催
  6. 新旧管理会社の引継ぎフォローアップ
  7. 新管理会社のモニタリング

 

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