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理事会運営の在り方

2016年03月23日

管理組合の議決機関は総会であり、総会での決議された事項を理事長が執行します。

 

しかし、総会は年に1回しか開かれません。理事長が総会で決議された事項しか執行できないとすれば、管理組合の運営は硬直的で、機動性を欠いたものになってしまいます。

 

他方、理事長の権限を広くすれば、管理組合運営の柔軟性、機動性は確保できますが、理事長の権限が大きくなりすぎ、誤った判断に基づく業務が執行される懸念も大きくなります。

 

そこで、標準管理規約では、管理組合運営の柔軟性・機動性を確保しつつ、誤った判断に基づく業務が行われる弊害を防止するため、理事をもって理事会を構成するものとし、理事会に一定の事項についての議決権限・承認権限を付与しています。

 

さて、この理事会組織はどのような機関で、いかなる組織形態を有しているのでしょうか。

 

理事会は、複数の理事による検討の機会を確保し、管理組合運営を適正化するための審議・決議機関です。

 

その組織形態は、企業のようなピラミッド組織ではなく、フラット(水平的)な組織になります。

 

ゆえにメンバー間には、上司・部下といった指揮命令の関係はありません。それぞれのメンバーは、特定業務を遂行する立場を求められているのです。

 

また理事会メンバーは、多様な価値観を持つ集団である一方、活動初期においては専門知識やノウハウを欠いた集団になりがちです。

 

このため、理事会での議案を手際よく審議していくことは容易ではありません。議論が論理的ではなく、感情や感覚論で意見が飛び交ったり、声の大小で決着することも結構あります。

 

また、前回理事会で合意したにもかかわらず、同じ議案が蒸し返されるといったことも珍しくありません。

そこで、こういった事態を回避するには、どうしたらよいのでしょうか。

 

その1つの対策として、「会議のグランドルール」が役に立ちます。これは、会議場で会議参加者に遵守してもらうためのルールを示したものです。

 

たとえば、①1回の発言は3分以内、②相手の発言は最後まで聴く、③資料は事前配布、④意見は建設的に、否定するときは代案を、④明るく、楽しく、といったようなルールです。

 

「会議は踊る、されど進まず」、こうならないためにも、各マンションにあった「会議のグランドルール」を設定してみてはいかがでしょうか


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