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組合員の個人情報管理

2016年02月22日

個人情報保護法に定める「個人情報」とは、「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの」とされています。具体的には、氏名、生年月日、住所、電話番号、家族構成、生活記録、写真、映像などが個人情報となります。もちろん、プライバシー情報と言われる個人の借金情報・前科情報・遺伝子情報等も含んでいます。

 

同法の適用事業者は、5,000件を超える個人データを利用する者に限られるため、一般的にマンションの管理組合は対象外となります。ただし、同法が適用されない場合でも、管理組合の理事は守秘義務を負っていますので、同法の趣旨に沿って個人情報を慎重かつ適正に取り扱う必要があります。また、いわゆるプライバシー権を違法に侵害したときは、民法上の不法行為責任や刑法上の名誉毀損罪に問われる場合があります。

 

管理組合が取り扱う個人情報の具体例としては、組合員名簿、入居者名簿、管理費・修繕積立金納入状況(滞納状況を含む)、駐車場契約、防犯カメラ映像、届出書・申請書等などが考えられます。

 

こうした組合員等の個人情報を取り扱う際の留意点は、個人情報保護法に規定された以下の条項を参考にすると良いでしょう。

①個人情報の利用目的をできるかぎり特定すること。(15条)

②個人情報は本人の同意を得ないで、特定された利用目的の範囲を超えて取り扱ってはならないこと。(16条)

③利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めること。(19条)

④個人情報の漏洩、減失、毀損の防止など安全管理措置を講じること。(20条)

⑤本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならないこと。(23条)


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